Gestione del Tempo: 4 (+1) Strategie per essere più produttivi, senza stress

Autore: Federica Grieco, Giugno 2025

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In un mondo sempre più frenetico, imparare a gestire il proprio tempo è diventato fondamentale. Tra lavoro, impegni personali e distrazioni digitali, spesso ci ritroviamo a fine giornata con la sensazione di non aver concluso nulla. Ma c’è una buona notizia: con le giuste strategie di time management, è possibile lavorare meglio, non di più.

1. Il Metodo Pomodoro: lavora a intervalli

Inventato da Francesco Cirillo all'inizio degli anni '90, il nome deriva dal timer da cucina a forma di pomodoro che usava per misurare i suoi intervalli di lavoro. Questo metodo prevede di lavorare per 25 minuti (1 pomodoro) e poi fare una pausa di 5. Dopo quattro pomodori, fare una pausa più lunga (15-30 minuti).

Questo metodo si è rivelato efficiente perché la consapevolezza di dover lavorare per un intervallo di tempo limitato aumenta la concentrazione ed elimina le distrazioni, ed aiuta a combattere la procrastinazione.

Uno studio [1] condotto su studenti di scienze di 10ª classe ha evidenziato che l’uso del Metodo Pomodoro ha migliorato la gestione del tempo e la produttività percepita. Gli studenti hanno riferito una maggiore capacità di organizzare il lavoro e ridurre le distrazioni.

2. Time Blocking: pianifica ogni ora

Il Time Blocking consiste nel suddividere la giornata in blocchi di tempo, ognuno dei quali è dedicato a una specifica attività o tipo di attività. Invece di lavorare con una lista di cose da fare aperta, si pianifica quando verrà fatta ogni cosa. È molto utile per gestire le priorità in modo visivo.

Per adottarlo, si identificano le attività da svolgere (lavoro, studio, email, pausa, sport, ecc.). Successivamente, si assegna un blocco di tempo preciso a ciascuna attività del calendario cercando di non sottostimare le ore per quell’attività; infine basterà rispettare il blocco, come se fosse un appuntamento.

Questo metodo aiuta a dire di no: infatti se il calendario è pieno, sarà più facile rifiutare richieste non prioritarie. Bisogna però stare attenti: il time blocking funziona solo se è flessibile, per tanto non bisogna irrigidirlo troppo, ma lasciare spazio a possibili imprevisti.

3. Matrice di Eisenhower: urgenza vs importanza

Questa tecnica di time management aiuta a dare priorità alle attività in base alla loro urgenza e importanza. È ispirato a una frase attribuita al presidente Dwight D. Eisenhower:

“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante.”

Le attività vengono suddivise fra quattro quadranti, aiutando a capire su cosa concentrarsi davvero e cosa delegare o eliminare.

Questo metodo facilita la concentrazione sulle cose importanti, riduce lo stress dalle urgenze costanti e promuove la proattività.

Credit: ioricominciodame.net_la-matrice-di-eisenhower-cose-e-come-usarla

4. E-mail Mastery System

L’ Email Mastery System non è un metodo unico e codificato, ma piuttosto un insieme di strategie e buone pratiche per gestire efficacemente la posta elettronica, ridurre il sovraccarico e migliorare la produttività. Si tratta di un approccio strutturato alla gestione delle e-mail che mira a ridurre il tempo speso nella casella di posta, evitare l’ansia da inbox piena, migliorare la comunicazione e la reattività e avere più tempo per attività a più alto valore.

Uno dei principi di questa tecnica è mantenere la casella di posta vuota o quasi vuota (Inbox Zero), trattando ogni email come un'azione da eliminare, delegare, a cui rispondere subito, posticipare o archiviare.

Questa è la regola delle 4D:

• Delete – Elimina ciò che non è necessario

• Do – Rispondi subito se richiede meno di 2 minuti

• Delegate – Inoltra a chi può occuparsene

• Defer – Rimanda se richiede più tempo

È consigliato anche di evitare di controllare la posta continuamente, dedicando invece 2-3 momenti al giorno per leggere e rispondere alle e-mail, ad esempio, la mattina per 30 minuti, dopo pranzo per 15 minuti e alla fine della giornata per 15 minuti.

5. Trova il metodo che funziona per te

Non esiste una tecnica universale per la gestione del tempo, ciò che funziona per una persona  potrebbe non funzionare per un’altra. L’efficacia sta nello sperimentare diversi approcci ed osservare quale si adatta meglio al tuo stile di lavoro, ai tuoi obiettivi e al tuo livello di energia. L’importante è non essere rigidi: la flessibilità è parte integrante di una buona organizzazione. Concediti il tempo per provare, adattare e perfezionare il tuo sistema personale.

Gestire il tempo non significa riempire ogni minuto, ma dargli valore.

[1] Baniqued, W. B., & Ariston, C. Z. D. (n.d). The Pomodoro: Effectiveness to Grade 10 Science Students’ Time Management., QSU Research Journal, Volume 8, June 2019