Alla cantina Banfi serviva integrare le informazioni a disposizione. Così ha puntato su un sistema di reportistica e controllo in tempo reale, con vantaggi per la pianificazione finanziaria e la gestione del credito
Intervista a Gabriele Mazzi, CFO e CIO di Banfi
Credit: Gabriele Perrone, redazione Sistemi&Impresa, Settembre 2020
La ricchezza della natura del suolo e la privilegiata posizione microclimatica fanno del Brunello di Montalcino una delle punte di diamante della produzione enologica italiana. Siamo tra le colline della provincia di Siena, in Toscana, dove nel 1978 i fratelli italo-americani John e Harry Mariani hanno dato vita a Banfi, cantina d’eccellenza nella produzione di questo vino. Non solo: all’attività vitivinicola si affianca quella alberghiera e ricettiva di Castello Banfi - Il Borgo, presso il Castello di Poggio alle Mura, sempre a Montalcino. Il mondo del vino è solitamente conservativo, nel senso che ha tempi di trasformazione del business più lunghi rispetto ad altri settori, proprio perché segue i ritmi della natura. Ma un’azienda che serve 94 mercati nel mondo e ha un ecosistema di partner così esteso come Banfi comprende quanto anche in questo sistema sia necessaria la digitalizzazione, soprattutto ai fini della solidità economica dell’impresa. Per questo, da oltre 40 anni la cantina toscana affianca alla tradizione vitivinicola l’innovazione di meccanismi e processi di lavoro. In un settore come quello agricolo, strettamente dipendente da fattori esterni, la capacità di previsione e analisi è fondamentale. Ciò vale a maggior ragione alla luce dell’incertezza generata dalla pandemia di covid-19 che rende ancora più importanti queste attività, capaci di ‘leggere’ il futuro e di agire per anticipare i cambiamenti. “Oggi è sempre più necessario lavorare al controllo della qualità delle informazioni presenti all’interno dei Database aziendali”, spiega Gabriele Mazzi, Chief Financial Officer (CFO) e Chief Information Officer (CIO) di Banfi. “Un fattore critico per noi è sempre stato quello di comprendere quanto prima come poter integrare l’enorme base dati esistente nei nostri sistemi”. Per far fronte a questa esigenza, dal 2014 Banfi si è affidata a Hubble, prodotto e distribuito da Insightsoftware e presente nel nostro Paese dal 2012 attraverso Insightsoftware.com Italia, come sistema di reportistica operativa in tempo reale specifico per Enterprise resource planning (ERP) di Oracle (JD Edwards, E-Business suite ed ERP Cloud). Le due macroaree di intervento sono state: la pianificazione finanziaria e il cash flow con Hubble di Insightsoftware, in concerto con la software house Piteco; la gestione del credito con integrazione dei dati Cerved (esterni all’ERP aziendale). Questi ultimi sono stati unificati a quelli aziendali e resi disponibili attraverso Hubble, permettendo di prevedere l’andamento del credito, di curare i rapporti commerciali e di intervenire prontamente per supportare fornitori e clienti, così da “estendere a tutta la filiera la forza dell’azienda”
Controllo delle variabili che portano al risultato
L’utilizzo di algoritmi e variabili consente di trasferire informazioni ed effettuare analisi di scenario best e worst (migliore e peggiore) per aree come quelle del credito e dell’indebitamento, che sono critiche in questo periodo storico delicato, ma anche per l’integrazione dei diversi dipartimenti dell’azienda. Ricevendo dal sistema una ‘clusterizzazione’ di clienti e fornitori “possiamo applicare algoritmi per gestire al meglio il credito in base alle situazioni dei nostri interlocutori”, racconta Mazzi, che nel suo doppio ruolo presidia sia l’area finanziaria sia quella informatica, sintomo dell’importanza del legame tra le informazioni e il business secondo la visione di Banfi. Dalla pianificazione economica si è poi cercato di passare all’integrazione delle varie funzioni all’interno dell’impresa per creare “una cultura aziendale comune del dato”. Per la cantina toscana, i vantaggi della partnership con Insightsoftware non si fermano solo alla pianificazione finanziaria e alla gestione del credito. “Ogni richiesta evolutiva e ogni proposta messa sul tavolo è sempre stata presa in carico con entusiasmo. Abbiamo ottenuto anche un vantaggio competitivo in termini di presa di coscienza di integrazione di pensiero e fluidità della pianificazione”, afferma il CFO e CIO, sottolineando l’importanza di “controllare non tanto il risultato, ma le variabili che lo determinano”. Lo step successivo raggiunto è stato quello di andare oltre i confini dell’azienda e ai dati del sistema ERP, integrando le diverse funzioni aziendali. In questo periodo incerto per tutte le imprese, avere quella che Mazzi definisce una “serenità di analisi” risulta molto importante per affrontare i nuovi scenari. Il passaggio è quello dal forecasting al foresight: dalle previsioni fondate sullo storico dei dati a una visione capace di anticipare i cambiamenti. Per esempio, oggi Banfi è già in grado di stimare con precisione l’entità dei pagamenti a soli tre mesi di distanza e ha già previsto i ricavi del 2020 in relazione agli scenari legati al covid-19. Questo conduce a raggiungere una sostenibilità di business alla quale si affianca quella ambientale (tra l’altro, l’azienda si affida ai dati elaborati da Hubble anche per la redazione del suo bilancio di sostenibilità)
Reportistica a valore aggiunto
Hubble è uno strumento di reportistica, pianificazione e analisi self-service in tempo reale su ERP Oracle (JD Edwards, E-Business Suite, ERP Cloud). Si collega direttamente a tutti i dati ERP rispettandone struttura, tabelle, sicurezze e l’utente si trova di fronte uno strumento intuitivo con contenuti pertinenti alla propria attività quotidiana. Creare report è questione di minuti e senza affrontare alcun progetto tecnico. Lo strumento offre anche Analytics per rappresentazioni tabulari e visualizzazioni grafiche e Budget & Planning per la gestione del budget finanziario e la pianificazione operativa, utile anche per le attività gestionali di chiusura del mese e per la creazione e manutenzione di un sistema di controllo di gestione ideato e gestito direttamente dagli utenti stessi con accesso a tutti i dati ERP
Elaborazione dei dati in tempo reale
Effettuare una previsione degli incassi precisa e tenere sotto controllo la spesa sono due azioni possibili grazie alla tecnologia che permette un diverso approccio al business vitivinicolo, solitamente ‘arcaico’ sul fronte digitale. Banfi utilizza Hubble anche per gestire i report dell’area hospitality, tenendo sotto controllo in questo modo la situazione di albergo, ristorante ed enoteca e integrando i dati dell’attività ricettiva con quelli della cantina: “Volevamo ragionare come azienda che usasse un ‘dizionario’ univoco: con Hubble abbiamo trovato non solo uno strumento tecnico, ma anche un sistema capace di farci parlare un linguaggio comune”. Dal punto di vista più pratico, un vantaggio importante è l’elaborazione in tempo reale dei dati, con aggiornamenti immediati che risultano fondamentali per rendere veloci alcuni procedimenti. “L’informazione in tempo reale ormai è diventata parte determinante del processo decisionale”, afferma Mazzi. “In questo modo possiamo sentirci adeguati alla realtà e possiamo avere disposizione una consistenza di informazioni mai avuta prima”. Inoltre, lo strumento è gestito direttamente dagli utenti che in precedenza hanno ricevuto un’apposita formazione da parte degli esperti di Insightsoftware, i quali “hanno sempre reso disponibili le tecnologie e hanno insegnato a utilizzare i sistemi in un processo a quattro mani” con i colleghi di Banfi. Infine, il flash report mensile permette di fornire al management dell’azienda, dagli Stati Uniti all’Italia, informazioni veloci e precise rispetto ai Key performance indicator (Kpi) su ogni area aziendale (Finance, Logistica, Commerciale, Produzione, ecc.). “In questo modo possiamo dire rapidamente cosa sta accadendo nei vari reparti ai rispettivi responsabili. Così, oltre agli aspetti fiscali, andiamo verso un’evoluzione dell’area Finance a livello consulenziale intesa come Knowledge management, cioè una conoscenza più approfondita dei processi in relazione agli obiettivi aziendali”. Andare oltre i dati dell’ERP e oltre i limiti dell’azienda, dare una capacità di analisi evoluta alle informazioni raccolte, integrare le diverse funzioni aziendali e aumentare la qualità del processo decisionale rappresentano i grandi successi raggiunti dal percorso di innovazione di Banfi. Tutto questo va nella direzione tracciata a fine Anni 70 dai due fratelli Mariani quando fondarono l’azienda prevedendo un progetto su larga scala che integrasse una produzione vitivinicola tradizionale e di alta qualità con una cantina moderna e innovativa.
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