Tenere sotto controllo i costi con uno strumento di CPM

L'introduzione di un software di Corporate Performance Management (CPM) offre significativi vantaggi in termini di pianificazione, monitoraggio e miglioramento delle performance aziendali, ma ha anche un altro aspetto rilevante: non è riservato solo alle grandi aziende.

Un ottimo esempio è un nostro cliente, una PMI che opera nel settore dei servizi, che ha scelto di investire in un modello di controllo per poter analizzare il conto economico gestionale al massimo dettaglio per commessa, con l’obiettivo di avere maggior supervisione sui costi fissi e variabili attribuibili alla stessa.

Per il progetto è stata selezionata la piattaforma IBM Planning Analytics, basata sul motore TM1. Grazie alla flessibilità di questo software nel personalizzare i modelli e adattarli alle esigenze aziendali, è stato possibile creare una soluzione capace di rispondere alle specifiche richieste del cliente. Tra queste, le più importanti sono state:

Caricamento dati da diversi sistemi informativi - unire i dati gestionali e contabili in un unico ambiente e la creazione di chiare regole di confluenza hanno reso possibile la generazione di uno schema gestionale completo e declinato su numerosi assi dimensionali come ad esempio: aree strategiche, area geografiche, tipologie di servizi, canale di vendita, fino ad arrivare al singolo cliente o commessa;
Gestione delle dimensioni di analisi e organizzazione in modo gerarchico - le dimensioni che non sono acquisite direttamente dai software gestionali, oppure quelle che richiedono una mappatura specifica, sono state gestite tramite delle tabelle di configurazione. Mentre le gerarchie, che servono per effettuare processi di drill in modo automatico, sono state create con degli appositi processi;
Calcolare gli scostamenti di costo - per permette al cliente un confronto accurato tra i costi standard previsti e quelli effettivi all’interno del modello di controllo è stato creato un apposito modulo in cui è possibile:
- caricare in modo automatico i costi reali sostenuti durante l'esecuzione delle attività, definire i costi standard ed aggiornare le ore effettive registrate in base alla risorsa impiegata.
- analizzare i costi per tipologia risorsa, come mezzi o personale, o per tipologia costo, valorizzare il costo standard totale per commessa calcolato dal sistema in base alle ore registrate nel periodo di riferimento così come ripartire il costo di competenza per una visione più dettagliata delle spese effettive.
- svolgere delle analisi What If con lo strumento di simulazione che consente agli utenti di valutare come le variazioni dei costi possono influenzare i risultati dell’azienda;

Aggregare tutti i dati di costo in un unico strumento ha permesso, infine, di calcolare le varianze di costo carburante, costo personale o costo mezzi di commessa e analizzarne le cause offrendo un vantaggio fondamentale in termini di identificazione delle inefficienze e ottimizzazione delle operazioni per raggiungere gli obiettivi.

Gestire tutti gli aspetti in un unico strumento ha portato numerosi benefici al cliente, tra cui:

Monitorare in dettaglio l'utilizzo delle principali risorse come carburante dei mezzi, macchinari, manodopera grazie all’opzione di drill, ed identificare rapidamente l’insieme di asset in cui i costi superano lo standard definito.
Declinare il dato su diversi assi dimensionali per evidenziare le aree di inefficienze operative.
Misurare tempestivamente le differenze di costo e creare gli scenari di ipotesi per minimizzare gli errori di organizzazione delle risorse.